Với
các mối quan hệ nơi công sở, thất bại trong giao tiếp thường là nguyên
nhân của những bất đồng hoặc hiểu lầm giữa các đối tượng giao tiếp.
Theo
nhiều kết quả khảo sát, thất bại trong giao tiếp thường không phải do
khác biệt văn hóa hay bất đồng ngôn ngữ. Nhiều người gặp khó khăn trong
giao tiếp với cấp trên hoặc cấp dưới của mình, dù rằng họ nói cùng thứ
tiếng và có chung một nền văn hóa. Tuy nhiên, chúng ta vẫn có thể giao
tiếp hiệu quả nếu cả hai phía đều biết lắng nghe và thấu hiểu lẫn nhau.
Xây dựng niềm tin và sự tôn trọng lẫn nhau là một bí quyết để thành công khi giao tiếp nơi công sở.
Dưới đây là một số bí quyết giúp bạn nâng cao kỹ năng giao tiếp ở nơi làm việc:
Chú ý vào "nội dung trao đổi" chứ không phải "người phát ngôn"
Đôi
khi, chúng ta thường bị tác động bởi định kiến về một người trước khi
thực sự hiểu rõ nội dung thông tin mà người đó truyền đạt. Nếu bạn đã có
thành kiến về một đồng nghiệp thì bạn thường không chịu chú ý lắng nghe
thông tin mà họ chia sẻ.
Bên
cạnh sự yêu ghét cá nhân, chúng ta còn đánh giá người đối thoại qua
điệu bộ, cử chỉ, thái độ và thậm chí là dung mạo của họ khi nói chuyện.
Vì tất cả những yếu tố này có thể ảnh hưởng đến việc bạn có chấp nhận
thông tin của họ hay không nên bạn cần tự nhắc nhở rằng "quan trọng là
họ nói gì chứ không phải họ là ai"!
"Tại sao" chứ không chỉ là "cái gì"?
Một
khi đã nắm được nội dung thông tin, bạn cần suy nghĩ và tìm hiểu vì sao
người ta trao đổi vấn đề đó với bạn. Ví dụ: sếp bạn ra thông báo kể từ
đầu năm nay, công ty áp dụng giờ làm việc buổi sáng bắt đầu từ 8 giờ đến
9 giờ và không quá 9 giờ. Nếu chỉ chăm chăm vào nội dung thông tin, bạn
có thể sẽ cảm thấy không thoải mái. Nhưng nếu tự đặt câu hỏi "tại sao"
bạn sẽ hiểu thêm và thấy được lợi ích của quy định này. Giờ làm việc như
vậy sẽ giúp bạn linh động về thời gian làm việc hơn và thử nghĩ xem, lỡ
có bị kẹt xe thì bạn cũng sẽ tránh được việc đi làm trễ giờ.
Lắng nghe rồi mới đánh giá
Tất
cả chúng ta đều biết mình nên tìm cách hiểu đúng quan điểm của người
phát ngôn trước khi đánh giá quan điểm của họ. Bạn có thể chờ đến khi
kết thúc cuộc trò chuyện rồi mới đánh giá nếu không cần thiết phải đưa
ra quyết định ngay lập tức. Đừng vội đánh giá, quyết định hay đưa ra kết
luận khi chúng ta chưa chắc chắn về những điều đã nghe.
Không nhất thiết phải là trao đổi trực tiếp, viết cũng được
Sẽ
rất khó giao tiếp với những người hơi nhạy cảm hoặc những người khó có
thể tập trung lắng nghe từ đầu đến cuối. Vì vậy, bạn nên viết thư hoặc
để lại tin nhắn cho họ trước khi muốn trực tiếp trao đổi. Ngoài ra,
những người gặp khó khăn khi phải diễn đạt bằng lời nói cũng có thể sử
dụng cách này để giao tiếp hiệu quả hơn.
Thông tin đơn giản và dễ hiểu
Nghĩa
là bạn nên sử dụng những cách diễn đạt đơn giản; dùng từ ngữ dễ hiểu,
đơn nghĩa, chính xác để người nghe dễ dàng nắm bắt được nội dung thông
tin. Những từ ngữ lạ, chuyên biệt hoặc lối nói khách sáo chỉ làm tăng
thêm khoảng cách giữa bạn và người đối thoại và khó đạt được hiệu quả
giao tiếp.
Tiếp nhận phản hồi
Việc
chuyển tải nội dung thông tin chỉ là bước đầu tiên trong quá trình giao
tiếp. Cả người nói và người nghe đều cần khuyến khích người kia phản
hồi. Phản hồi giúp bạn biết được người đối thoại có thực sự nắm bắt được
vấn đề đang trao đổi hay không, có hiểu đúng hay không. Từ đó bạn sẽ
khẳng định lại những thông tin chưa được hiểu đúng, tránh việc thực thi
sai hoặc hiểu lầm.
Xây dựng niềm tin và sự tôn trọng lẫn nhau
Bất
cứ ai, nếu giao tiếp với tinh thần tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau đều
thấy rõ ràng hiệu quả giao tiếp sẽ tốt hơn. Với niềm tin và sự tôn
trọng, bạn trao đổi cởi mở hơn và thẳng thắn hơn. Do vậy, cuộc hội thoại
giữa bạn và đối tác sẽ mang tính tương tác nhiều hơn và tất nhiên sẽ
hiệu quả hơn.
Lưu ý cấp bậc trong giao tiếp
Bạn
cũng nên chú ý thêm yếu tố cấp bậc, chức vụ của đối tượng giao tiếp.
Các chuyên gia tư vấn khuyên rằng: nếu nói chuyện với cấp trên, bạn nên
làm rõ các điểm, ý chính, trao đổi chính xác và chú ý lắng nghe/ghi chép
những nhận xét của cấp trên. Còn nếu bạn nói chuyện với cấp dưới, luôn
luôn giải thích chi tiết các vấn đề và đừng quên hỏi nhân viên cấp dưới
xem họ suy nghĩ gì hoặc phản hồi như thế nào về vấn đề đó.ới các mối
quan hệ nơi công sở, thất bại trong giao tiếp thường là nguyên nhân của
những bất đồng hoặc hiểu lầm giữa các đối tượng giao tiếp.
Nguồn tin: Sưu tầm