1. Xây dựng bố cục thông báo:
Bản thông báo cần có các yếu tố:
- Quốc hiệu và tiêu ngữ.
- Địa danh và ngày tháng năm ra thông báo.
- Tên cơ quan thông báo.
- Tên văn bản (thông báo) và trích yếu nội dung.
- Nội dung thông báo.
- Ký đóng dấu cơ quan.
- Nơi nhận.
2. Cách viết nội dung thông báo:
- Có thể chia các thông báo có nhiều nội dung thành các mục, các điều cho dễ nhớ.
Trong
thông báo cần đề cập ngay vào nội dung cần thông tin mà không cần nêu
lý do, căn cứ, hoặc nêu tình hình chung như các văn bản. Loại thông báo
nhằm giới thiệu các đạo luật hay chủ trương, chính sách thì phải nêu rõ
tên, số và ngày tháng ban hành văn bản đó trước khi nêu những nội dung
khái quát.
-
Thông báo cho các thí sinh trúng tuyển biết để tập trung dự khóa học
đúng thời gian, địa điểm. Ngoài ra phần kết thúc không yêu cầu lời lẽ xã
giao kiểu công văn hoặc xác định trách nhiệm thi hành như văn bản pháp
quy.
-
Phần đại diện ký thông báo: không bắt buộc phải là thủ trưởng cơ quan,
mà các trưởng phó phòng ban có trách nhiệm về các lĩnh vực trên như:
phòng giáo vụ, đào tạo ở các trường, văn phòng hay phòng tổ chức, phòng
hành chính... ở các cơ quan được quyền ký và trực tiếp thông báo dưới
danh nghĩa thừa lệnh thủ trưởng cơ quan.
Nguồn tin: Sưu tầm